Una collaborazione di qualità e alti livelli di engagement sono fattori fondamentali per aziende e organizzazioni: ecco come le comunità digitali possono potenziarli.
La collaborazione e l’engagement sono due fattori chiave per la competitività di un’azienda. Dipendenti che collaborano tra loro, si supportano e si sentono pienamente coinvolti in ciò che fanno e in linea con i valori e gli obiettivi della loro organizzazione godranno di un maggior livello di benessere lavorativo e di conseguenza saranno anche più produttivi, nonché più felici di fare ciò che fanno.
Ma è vero anche il contrario: livelli di engagement bassi o una collaborazione che non viene attuata nella giusta maniera, producendo un sovraccarico di task e stress anziché aiutando a risolvere i problemi, costituiscono due grossi ostacoli per un’azienda che vuole essere competitiva in un contesto in profonda trasformazione come quello attuale.
Le comunità digitali all’interno delle aziende, quelle che l’independent design company Logotel definisce digital business community, possono aiutare a stimolare una collaborazione positiva e realmente produttiva e ad accrescere i livelli di engagement delle persone in un’organizzazione. In questo articolo vedremo quanto la collaborazione e l’engagement siano importanti per aziende e organizzazioni e come le digital business community possono potenziarli.
Partiamo dal definire cosa si intende per collaborazione in azienda. Collaborare è un’azione e, insieme, una predisposizione che sperimentiamo in quanto esseri umani fin da piccoli: genericamente significa partecipare insieme con altri a un lavoro o un’attività, fare qualcosa insieme a qualcun altro per raggiungere un obiettivo.
In ambito organizzativo, tra le tante definizioni di collaborazione una delle più utilizzate proviene da un documento di una conferenza del 1995 intitolato The Construction of Shared Knowledge in Collaborative Problem Solving. Gli autori Jeremy Roschelle e Stephanie D. Teasley definiscono così la collaborazione: “Un’attività sincrona coordinata, risultante dal tentativo continuo di costruire e mantenere una concezione condivisa di un problema. Facciamo una distinzione tra risoluzione di problemi ‘collaborativa’ e ‘cooperativa’. Il lavoro cooperativo è realizzato tramite la suddivisione del lavoro tra i partecipanti, come un’attività in cui ogni persona è responsabile di una parte della risoluzione del problema. La collaborazione è principalmente il coinvolgimento reciproco dei partecipanti in uno sforzo coordinato per risolvere il problema insieme.”
La definizione è un po’ datata e risente del contesto tecnologico dell’epoca. La digitalizzazione, la diffusione del lavoro ibrido e la continua interazione tra realtà analogica e virtuale che caratterizza la vita onlife, come la definisce il filosofo Luciano Floridi, hanno fatto superare alla collaborazione la dimensione sincrona.
Oggi si può collaborare anche in maniera asincrona, attraverso i tanti tool e piattaforme collaborative che, negli ultimi anni, complice il diffondersi del lavoro a distanza, hanno registrato una crescita esponenziale: Microsoft 365 con Teams, Cisco Webex, Slack, Meta Workplace, Google Workspace…
In ambito lavorativo, dunque, la collaborazione è un processo che implica l’interazione e la cooperazione tra individui e gruppi per raggiungere un obiettivo comune. Questo processo richiede la condivisione di informazioni, la comunicazione efficace e la gestione dei conflitti per raggiungere un risultato che, se la collaborazione è proficua, è migliore rispetto a quello che potrebbe essere raggiunto da un singolo individuo o gruppo.
La collaborazione, quando ben attuata, è fondamentale all’interno di un’azienda per diversi motivi. Vediamone alcuni:
Tutto questo accade quando la collaborazione, come abbiamo scritto, è ben attuata. Quando non lo è, anche la collaborazione può risultare un ostacolo per aziende e dipendenti.
Negli ultimi anni si parla infatti sempre più spesso di collaboration overload, letteralmente un eccesso o sovraccarico di collaborazione. Come riporta un articolo pubblicato sull’Harvard Business Review nel 2021, l’eccesso di collaborazione può affossare la produttività.
Gli autori, tra cui il già citato professor Cross, evidenziavano come il lavoro collaborativo, inteso come il tempo speso per e-mail, messaggistica istantanea, telefono e videochiamate, fosse aumentato di più del 50% negli ultimi dieci anni, arrivando a consumare l’85% o più delle settimane lavorative della maggior parte delle persone. Percentuali che sono aumentate con la pandemia di Covid-19.
Anche una volta superato il periodo emergenziale, la situazione è rimasta la stessa. Rachel Happe, esperta di organizzazioni e di comunità digitali aziendali, in un articolo apparso sul 16° numero di Weconomy – progetto open-source di Logotel – spiega come alcune organizzazioni, per affrontare le grandi trasformazioni in corso, stiano continuando ad aggiungere tecnologia e piattaforme di collaborazione. Tutto ciò logora le persone e le sommerge con canali e una quantità di contenuti che il cervello umano, iperstimolato, non è abituato a filtrare: “Passiamo più tempo in riunioni e a gestire il nostro flusso di informazioni e molto meno tempo a fare qualcosa di interessante – scrive Happe -. Questo non significa coinvolgere le persone”.
Vediamo adesso cosa si intende per engagement – un concetto strettamente connesso con la collaborazione – e quanto è importante all’interno di un’azienda od organizzazione.
Per workforce o employee engagement si intende il livello di coinvolgimento e dedizione che i dipendenti hanno nei confronti della loro organizzazione, una condizione che va oltre la semplice soddisfazione lavorativa e include l’entusiasmo e l’energia che i dipendenti mettono nel loro lavoro, contribuendo attivamente al successo dell’azienda.
La definizione di work engagement più diffusa e condivisa a livello globale è quella coniata dallo psicologo del lavoro Wilmar Schaufeli, secondo cui il work engagement è uno stato d’animo positivo e appagante legato al lavoro costituito da tre componenti fondamentali: il vigore, quindi la disponibilità a investire energie e sforzi nel proprio lavoro; la dedizione, cioè l’entusiasmo, l’ispirazione, la consapevolezza e l’orgoglio che scaturiscono da un lavoro che ha senso per chi lo esegue; l’assorbimento, cioè quella condizione per cui una persona è pienamente concentrata su ciò che fa.
I vantaggi di sentirsi “ingaggiati” (traduzione impropria, ma sempre più utilizzata in italiano) per un dipendente di un’azienda sono evidenti e si traducono, tra le altre cose, in un minore assenteismo, in una maggiore fidelizzazione (con minor tasso di turnover) e in un più elevato livello di benessere fisico e psicologico.
Per le aziende, invece, un elevato livello di engagement produce un miglioramento delle prestazioni, della produttività e una crescita del fatturato: secondo la società di consulenza Gallup le aziende in cui l’engagement è più alto sono il 23% più redditizie di quelle con tassi di engagement più bassi.
Se questi sono alcuni vantaggi di un alto livello engagement, bisogna però constatare come, almeno in Italia, siano poche le persone (e di conseguenza le aziende) che ne possono beneficiare. Secondo una ricerca dell’Osservatorio Hr Innovation Practice del POLIMI, nel 2023 solo il 14% delle persone si sentiva pienamente ingaggiata nel proprio lavoro.
Dopo aver analizzato l’importanza della collaborazione e dell’engagement in contesti aziendali e anche le criticità che possono emergere in questi ambiti, vediamo che ruolo possono avere le digital business community nel ridurre il collaboration overload e migliorare l’engagement.
Riprendiamo intanto una definizione di digital business community fornita in un altro articolo di questo magazine: le digital business community sono ambienti digitali che, attraverso team dedicati, palinsesti di contenuti e iniziative, servizi e attività, motivano e coinvolgono le persone, all’interno o all’esterno di un’organizzazione. Si tratta di qualcosa di vivo e in perenne movimento, costruito su misura a seconda delle esigenze di un’organizzazione.
Secondo Rachel Happe, già citata in precedenza, le comunità digitali all’interno delle organizzazioni contribuiscono a creare quello spazio necessario alla valorizzazione dell’energia umana, fatta di creatività, connessione, costruzione di fiducia, collaborazione. Sono inoltre uno spazio di co-creazione, che è l’unico modo per creare vero engagement: “Per anni ho detto che la perfezione è nemica del coinvolgimento perché, se fornisco alle persone qualcosa di perfetto, ad esempio un documento, non c’è più spazio per i contributi dei singoli. L’unico modo per coinvolgere emotivamente le persone è dare loro qualcosa di incompiuto e chiedere un aiuto per finirlo, per co-crearlo. Così non sarà più una semplice transazione, ma una proprietà condivisa”.
In generale, le digital community all’interno delle aziende possono potenziare la collaborazione e l’engagement in diversi modi:
Le digital business community possono trasformare il modo in cui le persone di un’azienda o di un’organizzazione interagiscono e lavorano insieme. Per la loro natura, sono ambienti che favoriscono la condivisione, il confronto, la creazione di relazioni di valore, il senso di appartenenza, migliorando la qualità della collaborazione e aumentando i livelli di engagement.
