Il ruolo delle comunità digitali nella trasformazione aziendale

Quando si parla di trasformazione aziendale, negli ultimi anni ci si riferisce soprattutto alla digital transformation. In effetti, come spiega la società di consulenza McKinsey, quasi tutte le trasformazioni in atto sono “trasformazioni digitali” perché richiedono nuovi investimenti in tecnologia e processi abilitati dalla tecnologia.

Ma quella in cui viviamo è un’epoca di grandi trasformazioni non solo digitali e spesso interconnesse: la transizione ecologica è considerata la “gemella” di quella digitale, e mutamenti sono in corso anche nelle modalità lavorative o nei comportamenti, nei gusti e nei bisogni delle persone/consumatori, con l’emersione di nuove tendenze, nuovi stili di vita, nuove sensibilità.

Oltre che per abbracciare le tecnologie digitali, le aziende devono trasformarsi anche per fare fronte a sfide esterne urgenti, per affrontare una discontinuità nella propria industry, o anche per raggiungere obiettivi strategici più ampi legati alla sostenibilità (obiettivi ESG, Environmental, Social, governance) o alla DEI (Diversity, Equity, Inclusion). Per non parlare delle trasformazioni che molte organizzazioni hanno dovuto affrontare durante e dopo la pandemia per implementare modalità lavorative ibride o introdurre lo smart working.

Trasformarsi non è facile, per un’azienda. Nei processi trasformativi aziendali il successo, secondo la stessa McKinsey, è un’eccezione, più che una regola. In uno studio condotto nel 2021 – sulla base di 15 anni di ricerche – la società di consulenza afferma che il 70% dei piani mirati alla trasformazione digitale è fallito.

Come si può quindi favorire la trasformazione aziendale? Un modo efficace è attraverso le comunità digitali, la cui diffusione all’interno di organizzazioni sempre più ibride si sta dimostrando utile per alimentare i legami tra le persone e allinearle con quelli che sono gli obiettivi aziendali, anche legati a processi trasformativi.

In questo articolo parleremo del ruolo delle comunità digitali (o digital community) nei processi di trasformazione aziendale, presentando alcuni casi di successo di organizzazioni che hanno utilizzato un approccio community-driven per trasformarsi.   

Cosa sono le comunità digitali

Partiamo dal definire cosa sono le comunità digitali e cos’è la trasformazione aziendale.

Comunità è un termine i cui confini sono molto ampi. L’elemento di partenza è però sempre la componente umana: alla base di ogni community ci sono gruppi di persone che si ritrovano sulla base di qualcosa in comune, condividono esperienze, comunicano tra loro, si supportano, creano e rafforzano legami, generano valore. Con l’avvento del digitale, comunità che prima si ritrovavano solo nella dimensione fisica hanno avuto la possibilità di radunarsi anche virtualmente, sulle diverse piattaforme digitali nate con questo scopo. 

Possiamo dunque affermare che una comunità digitale è un insieme di persone che condividono interessi o obiettivi comuni e interagiscono attraverso piattaforme online. Se inserite all’interno del contesto business si può parlare di digital business community. Cosa sono?

Secondo Logotel – Independent design company che da oltre 23 anni progetta, anima e si prende cura delle digital business community –, queste ultime sono ambienti digitali che, attraverso team dedicati, palinsesti di contenuti e iniziative, servizi e attività, motivano e coinvolgono le persone, all’interno o all’esterno di un’organizzazione. 

Lungi dall’essere piattaforme tecnologiche, le community sono qualcosa di vivo e in perenne movimento, costruito su misura a seconda delle esigenze di un’organizzazione.

Le trasformazioni aziendali e la digital transformation

Veniamo ora al concetto di trasformazione aziendale e, per prima cosa, distinguiamolo dal concetto di cambiamento. Un esperto di business transformation, Rob Llewellyn, ha sintetizzato le differenze tra i due termini in questa frase: “The difference is that change improves the past, while transformation creates the future”.  

Il cambiamento si riferisce a singole azioni non organizzate, orientate a migliorare un determinato aspetto o un insieme di pratiche aziendali, mentre la trasformazione aziendale è qualcosa di più profondo, che richiede un approccio più ampio e strutturato. Fino a qualche decennio fa le imprese potevano limitarsi a operare dei cambiamenti per rimanere competitive. Ma per affrontare le grandi trasformazioni in corso, cambiare non basta: serve trasformarsi.

Concentriamoci nello specifico sulla più diffusa delle trasformazioni, la digital transformation. Non si tratta solo della digitalizzazione dei processi e degli strumenti aziendali, ma è intesa come “un ripensamento radicale di come un’organizzazione usa la tecnologia, le persone e i processi per migliorare le proprie performance”, per utilizzare una definizione di George Westerman, ricercatore del Massachuttes Institute of Technology.

La digital transformation è una priorità per le aziende, come sottolinea una survey di Statista richiamata in un articolo della POLIMI Graduate School of Management: nel 2023 risultava in testa alle priorità di investimento in ambito IT per il 56% delle organizzazioni con oltre 2000 dipendenti (contro il 54% del 2020). Ma, almeno rimanendo nei confini italiani, le imprese hanno ancora tanta strada da fare a riguardo.

Il Report on the state of digital decade dell’Unione europea, che dal 2023 integra il Desi (Digital economy and society index) e offre una fotografia sullo stato di avanzamento della trasformazione digitale dei Paesi Ue, offre infatti un ritratto in chiaroscuro sul livello di digitalizzazione delle imprese italiane. Se, da un lato, la maggior parte delle piccole e medie imprese (le PMI, colonna vertebrale dell’economia italiana) ha almeno un livello base di intensità digitale in linea con la media UE (70% rispetto alla media UE del 69% nel 2022), dall’altro le imprese sono indietro per quanto riguarda l’aggiornamento delle tecnologie digitali avanzate, specialmente Big Data e AI.

I dati del report dell’Ue, uniti al fatto che la maggior parte delle attività quotidiane avviene oggi attraverso strumenti e canali digitali, fanno capire l’importanza di attuare quanto prima una trasformazione per le imprese. Come le comunità digitali possono favorirla?

Le digital community come nuovo pilastro della trasformazione aziendale

In un articolo apparso nel 2019 sull’Harvard Business Review Italia, dal titolo Le community come acceleratori della trasformazione digitale, l’autore evidenziava, anche attraverso alcuni case study, l’importanza della creazione e animazione di community interne ed esterne ad aziende e organizzazioni per il successo di processi trasformativi.

Far sentire i dipendenti parte di un contesto, lasciare tracce della loro partecipazione, farle collaborare in un progetto comune in cui il loro ruolo viene riconosciuto e celebrato sono alcuni degli ingredienti che le community mescolano con successo.  

In questo senso, con una sintesi giornalistica, si possono forse intendere le community come un pilastro aggiuntivo del famoso modello PPT (People, Process, Technology) teorizzato nei primi anni Sessanta dall’esperto di business management Harold Leavitt. Leavitt fu tra i primi a capire l’importanza di un approccio olistico per la riuscita di un processo di trasformazione aziendale, e nel suo framework (che secondo un articolo uscito su Forbes è ancora valido), suggeriva di intervenire su tre pilastri:

• le persone, investendo nella loro formazione e creando un ambiente che incoraggi la loro creatività, la sperimentazione e promuova senso di appartenenza;
• i processi: serve snellire le operazioni, automatizzare i flussi di lavoro e adottare metodologie agili, eliminando ridondanze e colli di bottiglia in maniera da migliorare l’efficienza operativa e aumentare la produttività;
• le tecnologie, abilitatrici della digital transformation ed essenziali per produrre un reale cambiamento.

Le digital community rappresentano un trait d’union tra i tre pilastri: sono ambienti che incoraggiano la creatività e la sperimentazione e promuovono un senso di appartenenza, sono abilitati e potenziati da tecnologie (piattaforme e sistemi di comunicazione e collaborazione) e consentono di rendere più agili i processi, migliorando efficienza e aumentando la produttività delle organizzazioni.    

Qual è il ruolo delle comunità digitali nella trasformazione aziendale

Le comunità digitali possono svolgere un ruolo importante nella trasformazione aziendale, digitale e non solo, in diversi modi:

• favoriscono la collaborazione e lo scambio di conoscenze tra dipendenti, anche in modalità remota, abilitando processi di innovazione continua. Grazie a piattaforme di comunicazione e collaborazione (Slack, Teams, ecc..), persone di diversi reparti possono connettersi, condividere informazioni, lavorare insieme su progetti. L’adozione di tool AI powered consente poi di superare barriere linguistiche, di automatizzare task time consuming (ad esempio i report dopo le call) e quindi di liberare il tempo per attività più creative e a valore aggiunto;

• facilitano l’allineamento di tutta l’organizzazione sugli obiettivi della trasformazione, essendo uno strumento per comunicare la vision, coinvolgere i dipendenti e creare una cultura aziendale orientata all’innovazione. Avere una community interna allineata è fondamentale per il successo di progetti complessi che coinvolgono tutta l’azienda.

• permettono di raccogliere feedback e idee dai dipendenti in modo strutturato, dando voce a tutti e favorendo l’emersione di soluzioni innovative dal basso. Questo è importante per adattare la strategia di trasformazione alle esigenze reali dell’organizzazione, che è la vera ricetta per una trasformazione digitale di successo. Come spiega infatti la multinazionale statunitense Red Hat nell’ebook Teaching an elephant to dance, “non esiste un unico modello o piattaforma tecnologica che funzioni per trasformare digitalmente le organizzazioni. Quelle che riescono meglio in questo processo trasformativo sono le organizzazioni che hanno la più chiara comprensione dei propri obiettivi e che cercano di identificare e poi implementare i cambiamenti necessari per tali obiettivi”;

• abilitano l’adozione di nuovi strumenti e processi digitali, una funzione fondamentale soprattutto in un momento in cui, trainata dall’AI e dall’AI generativa, la tecnologia evolve a ritmi mai visti prima. Le comunità digitali forniscono supporto e formazione continua alle persone che, in un’organizzazione, devono capire come utilizzare tecnologie come l’AI per il loro lavoro quotidiano. Le community possono diventare un punto di riferimento per l’adoption dell’AI e in generale per condividere best practice e risolvere problemi.

• favoriscono la creazione di una cultura aziendale aperta all’innovazione e al cambiamento, essendo un luogo di confronto e scambio su temi di frontiera. Questo atteggiamento è fondamentale per affrontare con successo la trasformazione digitale.

• migliorano l’engagement. Il coinvolgimento attivo delle persone di un’organizzazione o azienda è fondamentale affinché un processo di trasformazione abbia successo. La società di consulenza McKinsey ha addirittura individuato il livello minimo di coinvolgimento affinché una trasformazione abbia successo: “ingaggiare” il 7% della popolazione aziendale. Un numero che può sembrare esiguo, ma che in aziende di grandi dimensioni può significare centinaia di dipendenti. Le digital community sono un modo concreto per aumentare l’engagement delle persone, farle sentire coinvolte attivamente nei progetti, portarle a bordo e guidarle verso una direzione comune. Se i dipendenti si sentono parte della trasformazione, sono più propensi ad abbracciare il cambiamento e a contribuire al percorso di trasformazione. 

Alcuni casi di successo di trasformazione aziendale community-driven

Vediamo di seguito alcuni casi in cui l’approccio community-driven e le comunità digitali hanno consentito ad aziende e organizzazioni di affrontare con successo percorsi di trasformazione.

Il gruppo Benetton, ad esempio, ha avviato un progetto di trasformazione digitale nell’ambito della funzione HR che include una piattaforma di comunicazione interna e un magazine interattivo per coinvolgere i dipendenti. Questo, come spiegato nel corso della nona edizione della conferenza annuale internazionale Trasformazione digitale & Cultura aziendale 2024,  ha permesso di allineare l’organizzazione sugli obiettivi di trasformazione e creare una cultura aziendale orientata all’innovazione.

Un altro esempio di successo di digital transformation applicato in questo caso alla Pubblica amministrazione riguarda Lugano, cittadina della Svizzera affacciata sull’omonimo lago. Il Comune, in collaborazione con L*3 (Lugano Living Lab), ha realizzato un progetto innovativo in cui, attraverso una community interna, sono stati raccolti feedback e idee dai dipendenti, favorendo l’emersione di soluzioni innovative dal basso.

Italgas, quando la trasformazione è culturale, partecipativa e community-driven

Un ultimo caso di successo legato a una trasformazione community-driven è quello di Italgas, raccontato nel sedicesimo numero di Weconomy, la pubblicazione open source di Logotel.

In questo caso, non parliamo solo di community digitali ma per estensione dell’approccio partecipativo che è stato adottato dallo storico player dell’energia per affrontare una trasformazione di tipo culturale: ridefinire la sua identità aziendale, riscrivendo mission, vision e purpose.

Anche grazie al supporto della Independent design company Logotel, che vanta oltre 23 anni di esperienza nella progettazione e animazione di business community, Italgas è riuscita a coinvolgere in questo percorso trasformativo tutta la popolazione aziendale ed è riuscita a tradurre nella quotidianità una nuova cultura, facendo sì che mission, vision e purpose entrassero a far parte di un linguaggio condiviso da tutte le proprie persone.  

Conclusioni

Questi casi dimostrano come le comunità digitali interne, se ben integrate nella strategia di trasformazione, possano favorire la collaborazione, l’allineamento organizzativo, l’adozione di nuovi strumenti e la creazione di una cultura aperta all’innovazione: tutti elementi chiave che possono determinare il successo di progetti complessi di trasformazione aziendale.