Come progettare un sistema di comunicazione interattivo e coinvolgente, favorendo un nuovo modo di comunicare e collaborare in azienda? Il caso del nuovo portale di Vittoria Assicurazioni, co-progettato con Logotel, fulcro del nuovo sistema di comunicazione interna aziendale.
Aziende e organizzazioni stanno diventando sempre più diffuse, reticolari e distribuite. La transizione digitale e la trasformazione del mondo del lavoro – con la conseguente comparsa e affermazione di differenti modalità lavorative che si mixano tra loro – sono solo due dei tanti fenomeni che comportano un ripensamento radicale delle modalità con cui le persone comunicano e collaborano all’interno di un’impresa.
Il mutato rapporto tra le persone e il lavoro, con bassi livelli di engagement, alti tassi di turnover, bisogni e aspettative in evoluzione, spinge sempre più le aziende anche a ripensare le logiche di coinvolgimento e “ingaggio” delle proprie persone. Non solo per “portarle a bordo” e trattenerle, ma anche per renderle partecipi e pronte ad affrontare i continui cambiamenti tipici di un contesto VUCA (noto acronimo anglosassone apparso in realtà già negli anni ’80 del secolo scorso per definire un periodo volatile, incerto, complesso e ambiguo), trasmettere in modo sempre più efficace la cultura e i valori aziendali, indicare una direzione e farle convergere attorno a un senso condiviso.
In questo contesto, le aziende che per prime interpretano in chiave strategica i segnali che arrivano dall’interno e dall’esterno e si adoperano per far evolvere le modalità di comunicazione, collaborazione e ingaggio delle proprie persone, possono derivarne un vantaggio competitivo rispetto ai competitor.
È quanto ha fatto Vittoria Assicurazioni, primario gruppo assicurativo che si è rivolto alla Independent design company Logotel per riprogettare il proprio sistema di comunicazione interno, Vittoria People.
In questo articolo partiremo da una breve panoramica su alcune delle soluzioni che consentono di migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno delle aziende e analizzeremo poi il caso Vittoria People, descrivendo le diverse fasi del progetto che hanno portato all’implementazione del nuovo sistema di comunicazione interno.
In un contesto lavorativo che, negli ultimi anni, è diventato sempre più dinamico e ibrido, molte aziende si sono rivolte alla tecnologia per risolvere i crescenti problemi di comunicazione e collaborazione tra i propri dipendenti. Il risultato è stato, soprattutto durante la pandemia, il proliferare di piattaforme digitali di collaborazione.
Non sempre ciò ha avuto effetti positivi: la studiosa di organizzazioni Rachel Happe, in un articolo su Weconomy – progetto editoriale di Logotel – ben descrive le conseguenze che l’aggiunta di tecnologia e piattaforme può avere sulle persone, che possono sentirsi logorate e sommerse da canali ridondanti e da una quantità di contenuti che il cervello umano, iperstimolato, non è abituato a filtrare.
Non è tuttavia questo il focus di questo articolo. Dando per scontato che le piattaforme tecnologiche vengano implementate mantenendo sempre al centro i bisogni delle persone e delle comunità che le utilizzano, sono due le tipologie di strumenti più diffusi per rispondere alle mutate esigenze di comunicazione e collaborazione delle aziende: le intranet e le digital business community.
Le prime intranet hanno fatto la loro comparsa intorno al 1990, in contemporanea con la diffusione di Internet. In un primo momento queste reti interne alle aziende avevano una funzione essenzialmente di repository di documenti e sono state utilizzate per la condivisione di informazioni aziendali, documenti e risorse.
Dal 1990 ad oggi, tuttavia, le intranet si sono evolute: l’integrazione con strumenti di produttività – come la suite Microsoft 365 – e di cloud computing, l’introduzione di funzionalità sociali e le potenzialità offerte dall’intelligenza artificiale hanno reso le intranet più che semplici strumenti di comunicazione interna, facendole diventare piattaforme di business sempre più integrate con altre tecnologie aziendali.
Le digital business community sono invece ambienti digitali che, attraverso team dedicati, palinsesti di contenuti e iniziative, servizi e attività, motivano e coinvolgono le persone, all’interno o all’esterno di un’organizzazione. È una definizione utilizzata in Logotel, azienda che da oltre 23 anni progetta, realizza e anima community per aziende di ogni tipologia di industry. Nell’accezione della design company milanese, le community sono qualcosa di vivo e in perenne movimento, costruito su misura a seconda delle esigenze di un’organizzazione.
Per quanto alcune funzioni e caratteristiche possano essere comuni, possiamo immaginare le intranet e le digital community come i due estremi di uno spettro. L’estremo delle intranet “pure” è caratterizzato da un approccio più top-down ed è il luogo in cui la funzionalità è massima: che si tratti dell’archiviazione di documenti in maniera che siano facilmente reperibili da chiunque all’interno di un’azienda, o di una comunicazione che, dai vertici, deve raggiungere in tempi rapidi ogni livello dell’organizzazione.
All’estremo opposto, quello delle community “pure”, c’è un approccio bottom-up. Le community pure sono il luogo delle relazioni, dei legami e della collaborazione: sono spazi di co-creazione in cui la libertà dei partecipanti è massima.
Nello specifico degli attuali contesti aziendali, è difficile trovare sia intranet sia community nelle loro forme pure. Perché le intranet, come abbiamo spiegato brevemente, si sono evolute e, integrate con funzionalità sociali e collaborative, vanno sempre più nella direzione delle community.
Allo stesso tempo, situate nel contesto di un’organizzazione – con le sue regole, la sua cultura e la sua governance -, le community per enfatizzare la loro capacità trasformativa e non spegnersi devono avere un perimetro, poroso ma pur sempre definito, e prevedere un equilibrio dinamico tra le varie dimensioni che le compongono: il nucleo, cioè ciò che fa sviluppare il senso di appartenenza a quella comunità; i contesti e le pratiche abilitanti; la dimensione dell’animazione e condivisione, dove si alimentano le interazioni e i legami forti e deboli, come è ben descritto nel 16° numero di Weconomy, dedicato proprio a una riflessione sull’evoluzione del concetto di comunità.
Il business case Vittoria People può aiutare a capire nel concreto come intranet e digital business community possano ibridarsi e dare vita a una soluzione su misura per le specifiche esigenze di un’organizzazione.
Vittoria People è un portale che costituisce il fulcro del nuovo sistema di comunicazione interna di Vittoria Assicurazioni. La nuova piattaforma, che sostituisce una precedente versione, è l’output di un percorso partecipativo e collaborativo nato all’interno della compagnia e facilitato da una cultura aziendale contraddistinta dall’attenzione all’innovazione e al miglioramento continui.
Il bisogno di partenza era rendere più interattiva e coinvolgente la comunicazione tra la compagnia assicurativa e le proprie persone, nonché migliorare l’efficacia della collaborazione sia tra dipendenti di Vittoria Assicurazioni, sia con le persone della rete.
L’obiettivo del progetto era fare di Vittoria People una piattaforma che andasse oltre la mera utilità, stimolasse le interazioni tra le persone dell’azienda, le ingaggiasse rispetto alle novità, alle esperienze, ai valori e ai progetti della compagnia e diventasse la guida per una experience integrata e di valore per le persone di Vittoria Assicurazioni.
Per ridisegnare il portale Vittoria People, Vittoria Assicurazioni e Logotel hanno adottato un approccio collaborativo in tutte le tre fasi del progetto, con il team di comunicazione e rappresentanti di funzioni chiave dell’azienda che hanno lavorato insieme al team della design company.
La prima fase del progetto si è focalizzata sulla comprensione del contesto. Attraverso focus group e survey sono state coinvolte le persone di Vittoria Assicurazioni e sono stati raccolti centinaia di feedback, utili per capire meglio le esigenze e le aspettative delle persone della compagnia. Questa fase ha visto anche una mappatura dell’as is: è stato analizzato il sistema di comunicazione interna di partenza e sono stati mappati tutti i touchpoint che ne fanno parte.
Dal lavoro svolto in questa fase sono emersi diversi need:
Nella seconda fase, sempre utilizzando il metodo della co-progettazione, sono stati definiti i principi chiave di progettazione della comunicazione interna ed è stato progettato un concept di experience con l’identificazione di possibili piste progettuali e di una proposta grafica da declinare nei vari elementi.
In questa fase sono stati ridefiniti gli obiettivi della comunicazione interna:
Sulla base di questi nuovi obiettivi, è stata definita una nuova architettura di contenuti che ha guidato la riprogettazione dei diversi touchpoint di comunicazione e la macro-experience delle persone, pensata per essere più organica, facile e intuitiva.
La terza fase ha riguardato la progettazione della struttura e delle interfacce del nuovo portale Vittoria People, individuato come il fulcro del nuovo sistema di comunicazione interna di Vittoria Comunicazione.
Il portale, rispondendo alle esigenze emerse nella prima fase, è stato strutturato in tre aree principali: la persona e la compagnia, la persona e la comunità, la persona.
Vittoria People accompagna le circa 600 persone che ne fruiscono nella comprensione dei tre filoni di racconto del sistema di comunicazione interna, diventando così una guida per orientare le persone all’interno del sistema di comunicazione interna e un punto di riferimento per l’aggiornamento e l’ingaggio.
Per garantire la massima flessibilità e supportare le future evoluzioni del portale Vittoria People, rispondendo alla logica di innovazione e miglioramento continui, si è scelto di utilizzare come piattaforma tecnologica Sharepoint.
Il software sviluppato da Microsoft consente di creare e gestire siti web interni per rendere più efficaci la comunicazione e la collaborazione aziendale. È una piattaforma nativamente accessibile da mobile che, tra i vantaggi, annovera un’interfaccia utente molto intuitiva e soprattutto la perfetta integrazione con le altre applicazioni della suite di produttività di Microsoft 365, potenziata dall’intelligenza artificiale.
La scelta di Sharepoint è stata già sperimentata con efficacia da Logotel, che grazie all’expertise nell’accompagnamento dei propri clienti nelle diverse trasformazioni e nei modelli di lavoro ibrido utilizzando la suite Microsoft 365 ha ottenuto la certificazione Microsoft Solutions Partner for Modern Work.
Grazie a questa piattaforma tecnologica, i contenuti, le risorse e il patrimonio di conoscenze interno a Vittoria Assicurazioni possono così essere condivisi e fruiti in modo intuitivo, efficiente e automatizzato.
Le modalità per comunicare e collaborare in maniera efficace in azienda cambiano velocemente e riflettono un contesto in continua evoluzione, le trasformazioni nel modo di lavorare e i cambiamenti della natura stessa delle organizzazioni, ormai sempre più diffuse, reticolari e ibride.
Individuare strumenti, piattaforme o ambienti che possano rispondere alle esigenze presenti e future di un’azienda, implementarli e accompagnarne l’evoluzione diventa fondamentale.
Che si tratti di tipologie evolute di intranet o di vere e proprie digital business community, è importante partire dai bisogni delle persone e delle comunità che utilizzeranno queste piattaforme, incrociarli con le esigenze delle organizzazioni e progettare delle soluzioni che non si riducano a vuote piattaforme tecnologiche, ma siano una guida e garantiscano una experience integrata e di valore alle persone che le popoleranno.
In questo senso, Vittoria People rappresenta una best practice: il nuovo portale aziendale risponde alla necessità di evolvere la comunicazione interna della compagnia ed è stato progettato in una logica people & community driven. Il risultato è una piattaforma che incorpora le funzionalità di una intranet e le caratteristiche di una digital community, garantendo interazione e coinvolgimento e favorendo un nuovo modo di comunicare e collaborare in azienda.
