Le moderne intranet aziendali possono diventare community hub che promuovono la collaborazione, la comunicazione e facilitano connessioni significative tra persone e digital community presenti all’interno di un’organizzazione.
Sono passati oltre 30 anni dalla prima apparizione del termine intranet. In questo arco temporale questi strumenti hanno subito una metamorfosi radicale che riflette non solo i cambiamenti tecnologici, ma anche l’evoluzione del modo in cui aziende e organizzazioni comunicano con le proprie persone, incentivano la collaborazione tra di loro e costruiscono la propria cultura interna.
Da semplici bacheche virtuali o repository di documenti, le intranet sono diventate piattaforme che ricalcano dinamiche e funzionalità dei social network e diventano community hub, cioè ecosistemi digitali che facilitano connessioni significative tra persone e digital community presenti all’interno di un’organizzazione.
In questo articolo ripercorriamo l’evoluzione delle intranet aziendali ed esploriamo, anche con casi concreti, le caratteristiche e i vantaggi delle intranet più evolute.
Quando il pioniere delle intranet Steven Telleen coniò il termine, nel 1994, si riferiva per lo più a una versione del World wide web limitata a chi si trovava all’interno di una determinata azienda o organizzazione.
Ai loro albori le intranet erano delle bacheche aziendali virtuali, una sorta di internet 1.0 interno in cui, attraverso siti web statici, le aziende distribuivano informazioni in formato elettronico in maniera top-down. La comunicazione era prevalentemente gerarchica e verticale, con poche possibilità di interazione o personalizzazione.
Nonostante ad oggi questa concezione sembri superata, rappresentò per l’epoca un passo in avanti notevole per le aziende. Lo stesso Telleen, nel suo Intranet organization del 1998, paragonava l’impatto di Intranet a quello avuto dalla stampa: “Proprio come la stampa è stata il grande abilitatore, abbassando le barriere per le persone comuni di pubblicare informazioni su carta, l’Intranet abbassa le barriere per le persone comuni di pubblicare nel mondo elettronico”.
Il pioniere delle intranet sottolineava poi come questa tecnologia abilitasse la “condivisione e la mescolanza di idee” e permettesse di superare le barriere organizzative e geografiche e condividere idee su una scala e con un’immediatezza non disponibili in precedenza.
Il primo punto di svolta per le intranet si può far risalire agli anni 2000. Da un lato, il progredire della tecnologia rende la gestione delle intranet meno macchinosa e permette la loro evoluzione verso qualcosa di più dinamico.
Dall’altro, le aziende iniziano a comprendere il valore della collaborazione e della condivisione della conoscenza come fattori chiave per migliorare la produttività e l’innovazione e cercano strumenti in grado di migliorare tutti questi aspetti, favorendo le interazioni tra le persone.
A queste aziende, nel 2001, Microsoft risponde rilasciando Sharepoint. Si tratta di un sistema di collaborazione web-based che è ad oggi utilizzato da centinaia di migliaia di aziende a livello globale ed è il caposaldo e il fulcro dello sviluppo di molte intranet aziendali.
L’introduzione nelle intranet di funzionalità di collaborazione come forum, chat interne, calendari condivisi e aree per la gestione dei progetti permettono ai dipendenti non solo di accedere alle informazioni, ma anche di contribuire attivamente, creando contenuti, condividendo idee e collaborando con i colleghi in tempo reale.
L’approccio unidirezionale e top-down della comunicazione aziendale si evolve verso una modalità più aperta e bidirezionale, favorendo lo scambio di idee e conoscenze all’interno dell’organizzazione.
Con la diffusione dei social media e il cambiamento delle aspettative digitali dei dipendenti, le intranet si sono evolute ulteriormente, diventando piattaforme collaborative. In questa fase si consolida una modalità comunicativa aziendale bidirezionale, grazie alla possibilità per le persone di lasciare commenti e feedback.
Le intranet iniziano a ospitare spazi di lavoro virtuali per team e progetti e, a partire dal 2010 circa, integrano strumenti di produttività come Microsoft Office 365, Google Workspace e altri strumenti di gestione aziendale.
L’intranet diventa 2.0 ed è sempre più un ambiente di lavoro digitale, un digital workplace. E quando il focus viene posto sull’interattività e le funzioni social si può parlare di Enterprise social network, cioè social network aziendali.
Anche il cloud computing ha un impatto significativo, rendendo le intranet accessibili da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento e supportando il lavoro da remoto.
Oggi, le intranet evolute possono essere considerate delle social intranet platform o dei community hub.
Nel primo caso l’accento è posto sulle funzioni social tipiche dei social media, come aggiornamenti in tempo reale, reazioni, commenti e spazi per discussioni tra colleghi, che sono integrate nella piattaforma e consentono un’esperienza interattiva e partecipativa.
Nel secondo caso il focus è invece posto sulla capacità, da parte delle intranet, di diventare dei veri e propri ecosistemi digitali che consentono, in maniera olistica e fluida, di aggregare e integrare al loro interno le diverse digital community presenti all’interno di un’organizzazione.
Un breve inciso: come abbiamo scritto in questo articolo sul nostro magazine, nelle attuali aziende e organizzazioni, sempre più diffuse e reticolari, la creazione di digital community interne sta diventando sempre più importante.
Al centro delle digital community, come per ogni comunità, ci sono persone che condividono qualcosa di rilevante. Secondo la design company Logotel, che dal 2001 progetta e anima community B2B all’interno di aziende e organizzazioni, le community sono qualcosa di vivo e in perenne movimento, costruito su misura a seconda delle esigenze di un’organizzazione.
Attraverso team dedicati, palinsesti di contenuti e iniziative, servizi e attività, le digital community motivano e coinvolgono le persone per abilitarle a dare il massimo delle loro performance, nella maniera più soddisfacente possibile.
In ogni organizzazione possono esserci diverse tipologie di community: alcune possono aggregare le persone in base a un interesse, in altre il centro di gravità può essere un mestiere o una professione che accomuna alcuni colleghi. In altri casi ancora, il nucleo in comune può essere un progetto condiviso.
Le intranet concepite in una logica di community hub consentono a un’organizzazione di sviluppare un ecosistema che consenta di integrare le diverse community già presenti al proprio interno e di crearne di nuove, in una logica modulare. Il tutto garantendo coerenza, efficienza e adesione alla strategia di indirizzo dell’organizzazione.
Nel community hub ogni spazio digitale coesiste, è ben connesso e si completa con gli altri. In questo senso le diverse community non sono silos, ma piazze virtuali accessibili a tutti i partecipanti, che si possono muovere fra i diversi spazi secondo le necessità.
L’originaria funzione di repository delle intranet si rinnova, permettendo di condividere e mettere a sistema il know how e la knowledge base dell’organizzazione, in maniera che tutte le persone possano accedervi in modo più efficiente ed efficace.
In questi ecosistemi digitali avanzati che promuovono la collaborazione, la comunicazione e il senso di comunità all’interno di un’organizzazione, si possono trovare, a seconda delle esigenze specifiche:
Concepire la propria intranet come un community hub offre numerosi vantaggi tangibili per le organizzazioni. Vediamone di seguito alcuni.
1. Miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti. I community hub creano un senso di appartenenza e partecipazione, aumentando l’engagement e la soddisfazione dei dipendenti. La possibilità di contribuire attivamente alla conversazione aziendale stimola un maggiore senso di inclusione e valorizzazione.
2. Accelerazione della collaborazione e innovazione. Abbattendo i silos dipartimentali e facilitando la condivisione di idee attraverso l’organizzazione, i community hub stimolano l’innovazione interna e velocizzano i cicli di feedback.
3. Preservazione e trasferimento della conoscenza. Fungendo da “repository 3.0” di conoscenza collettiva, queste piattaforme aiutano a preservare e mettere a sistema il know-how aziendale, rendendolo accessibile a tutta l’organizzazione.
4. Supporto al lavoro ibrido e da remoto. In un’epoca in cui la flessibilità lavorativa può assumere diverse forme, i community hub fungono da luogo di incontro digitale che mantiene i team connessi e allineati, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica e dalla sincronicità delle interazioni.
5. Rafforzamento della cultura organizzativa. Attraverso interazioni quotidiane, riconoscimenti pubblici e celebrazioni di successi, questi hub digitali rafforzano i valori e la cultura aziendale in modo organico e autentico, garantendo l’allineamento con la direzione che l’organizzazione vuole percorrere.
6. Miglioramento dell’esperienza delle persone. Avere a disposizione un community hub consente alle persone di poter contare su un punto d’accesso univoco a tutto il digital workplace dell’organizzazione e di avere uno sguardo olistico, a 360 gradi, dei contenuti presenti. Questo si traduce in un’esperienza più fluida e coerente.
In questo paragrafo analizziamo brevemente alcuni casi concreti di intranet evolute, in logica social o community hub.
Il primo caso è Vittoria People, il portale che costituisce il fulcro del nuovo sistema di comunicazione interna di Vittoria Assicurazioni.
Il progetto, realizzato in collaborazione con Logotel, è nato dall’esigenza di rendere più interattiva e coinvolgente la comunicazione tra la compagnia assicurativa e le proprie persone, migliorando l’efficacia della collaborazione sia tra i dipendenti che con la rete.
Dal punto di vista tecnologico, Vittoria People è stato sviluppato su SharePoint, una scelta che garantisce massima flessibilità per adattarsi alle future evoluzioni, offrendo un’interfaccia intuitiva e un’integrazione perfetta con le altre applicazioni della suite Microsoft 365, potenziata dall’intelligenza artificiale.
Il risultato è una piattaforma che accompagna circa 600 persone nella comprensione dei diversi filoni narrativi del sistema di comunicazione interna, fungendo da guida e punto di riferimento per l’aggiornamento e l’ingaggio.
Vittoria People rappresenta una soluzione ibrida che incorpora le funzionalità di una intranet evoluta e le caratteristiche di una digital community, favorendo un nuovo modo di comunicare e collaborare in un contesto aziendale sempre più diffuso, reticolare e ibrido.
Un altro caso di trasformazione della rete intranet riguarda Sogei, ente pubblico che, poco prima del Covid, nel 2020, ha ristrutturato la propria rete intranet facendola divenire una Corporate Social Intranet. Come si può leggere in questa testimonianza pubblicata online, la nuova intranet di Sogei è diventato un ambiente integrato dove ciò che accade nelle varie piattaforme (community, sondaggi, blog, commenti) viene esposto e combinato. Mettendo il focus sulla communication e sulla collaboration, la nuova intranet ha agevolato e velocizzato lo scambio di informazioni, alleggerendo da un lato il carico sulle altre piattaforme e soddisfacendo le varie esigenze lavorative e comunicative.
Guardandosi indietro, è sorprendente vedere in che modo le intranet si siano evolute in circa 30 anni. Con l’attuale rapidità dei progressi tecnologici, è probabile che già tra una decina di anni queste “piattaforme” saranno molto diverse dalle attuali.
L’utilizzo sempre più pervasivo dell’intelligenza artificiale consentirà di personalizzare sempre di più contenuti e suggerimenti. Tecnologie come la realtà aumentata e virtuale offriranno esperienze sempre più immersive agli utilizzatori, mentre l’analisi predittiva consentirà di anticipare le esigenze informative dei dipendenti.
Le intranet del futuro saranno probabilmente degli ecosistemi di lavoro digitali intelligenti che si adatteranno dinamicamente alle esigenze in continua evoluzione delle organizzazioni e dei loro dipendenti, riuscendo a connettere tra loro persone e le diverse comunità di cui le persone fanno parte, in una logica sempre più di community hub.
Per sfruttare appieno il potenziale trasformativo di questi community hub, aziende e organizzazioni dovranno quindi concentrarsi non solo sulla tecnologia ma adottare un approccio che guardi alle persone e alle comunità, bilanciando le loro esigenze con quelle aziendali.
Per concludere, riprendiamo la testimonianza che Ian Doyle, ex Head of Employee Experience Engineering di Standard Bank, uno dei più grandi gruppi bancari africani, ha condiviso con Microsoft: “C’è una linea sottile tra le esigenze aziendali e le esigenze dei dipendenti. Gli stakeholder aziendali spesso presumono di sapere ciò che i dipendenti vogliono e di cui hanno bisogno e questa è frequentemente la via più rapida verso un fallimento dell’intranet. Il segreto sta nel rispondere alle esigenze dell’azienda, fornendo al contempo contenuti in un modo tale che i vostri dipendenti desiderino consumarli”.
